Evenement organiseren
- Een klein evenement zoals een straatfeest of buurtbarbecue hoeft u alleen te melden bij de gemeente.
- Als u een groot evenement in Harderwijk wilt organiseren, zoals een braderie, optocht, feest, festival, popconcert of sportwedstrijd dan hebt u een vergunning nodig.
- Voor evenementen met maximaal 100 deelnemers, zoals buurt- en straatfeesten (met barbecue), vieringen of herdenkingen, lopende orkesten en kleine optochten, fietstoer- en wandeltochten doet u een melding.
- Als u daarbij gebruik wilt maken van de openbare weg of een parkeerterrein, hebt u wel eerst toestemming van de gemeente nodig.
- Meld het evenement uiterlijk 7 werkdagen van tevoren aan.
- Grote evenementen trekken veel publiek, ook van buiten de gemeentegrenzen. Middelgrote evenementen trekken vooral regionaal publiek.
- Voor deze evenementen hebt u een evenementenvergunning nodig en soms ook andere vergunningen.
- Neem contact op met de gemeente zodat u zeker weet dat u de juiste informatie aanlevert bij de aanvraag van de vergunning.
Melding evenement voor evenementenkalender
- De gemeente maakt jaarlijks een evenementenkalender met de grote evenementen. Zo kan iedereen zien wanneer er wat te doen is.
- Daarom vragen wij organisatoren om grote evenementen voor 1 november van het voorafgaande kalenderjaar aan te melden. Hiervoor stuurt u het formulier vooraankondiging evenement (docx, 22 KB) per e-mail naar evenementen@harderwijk.nl.
Aanvraagformulieren
- U vraagt een vergunning aan voor een groot evenement (zoals Aaltjesdag en Lalaland) via het online formulier Aanvraag evenementenvergunning. Toelichting vindt u in het formulier. Het formulier is ook tussentijds op te slaan.
- Wilt u ook alcohol schenken tijdens uw evenement, dan moet u ook een ontheffing Alcoholwet aanvragen (artikel 35) (pdf, 209 KB).
- In een horecaonderneming is het toegestaan een aantal festiviteiten te organiseren (optreden van een live-band of een dj) waarbij de normaal geldende geluidnormen niet van toepassing zijn. Dit meldt u via het formulier kennisgeving festiviteiten (pdf, 30 KB).
- Als u tijdens uw evenement bouwwerken/constructies gebruikt, zoals een podium, tribune, lichtinstallatie, tent of een ander tijdelijk bouwwerk, kan het nodig zijn dat de gemeente de veiligheid hiervan vast moet stellen voor het verlenen van de vergunning. Bij de beoordeling hanteren we de richtlijn voor constructieve toetsingscriteria bij een aanvraag voor een evenementenvergunning (pdf, 4 MB). Hierin staat ook welke gegevens u moet aanleveren.
- U heeft bij een evenement verkeersregelaars nodig. Zie de instructie verkeersregelaars evenementen (pdf, 572 KB).
Op tijd aanvragen
De volledig ingevulde aanvraag en het programma moeten bij terugkerende evenementen 8 weken voorafgaand aan het evenement bij ons binnen zijn en bij nieuwe evenementen 12 weken voorafgaand aan het evenement.
Kosten
U betaalt kosten voor het in behandeling nemen van de aanvraag. Zie hiervoor de Verordening op de heffing en invordering van leges 2023.
Veiligheidskaarten downloaden
Voor het organiseren van een evenement, hebt u een veiligheidskaart van het gebied nodig. Per gebied kunt u een kaart in A3-formaat aanvragen, u krijgt dan een link naar een downloadbaar bestand (pdf) per e-mail.
- Plattegrond vluchtroutes - Boulevard A3 liggend
- Plattegrond vluchtroutes - Hortuspark A3 liggend
- Plattegrond vluchtroutes - Klooster A3 liggend
- Plattegrond vluchtroutes - Parkeerplaats P1 en P2 A3 liggend
- Plattegrond vluchtroutes - Stille Wei A3 liggend
- Plattegrond vluchtroutes - Stille Wei A3 staand
- Plattegrond vluchtroutes - Strandeiland A3 liggend
- Plattegrond vluchtroutes - Vischmarkt A3 liggend
Om een evenement door te geven voor 2023 aan de gemeente Harderwijk vult u het formulier Vooraankondiging evenement 2023 (docx, 22 KB) in en verstuurt dit per e-mail of per brief naar de gemeente.
Meer informatie van de VNOG
Een evenement organiseren, daar komt best wat bij kijken. Naast een mooi evenement is de veiligheid van een evenement ook van groot belang. Er zijn veel onderwerpen over gezondheid en veiligheid waarvoor aandacht nodig is. Daarom hebben GHOR en GGD NOG een informatie ontwikkeld voor vergunningverleners en evenementenorganisatoren.
Op de website van Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland (VNOG) is deze informatie te vinden. Bijvoorbeeld over evenementenzorg, alcohol, drugs en roken, eten en (gratis) drinkwatervoorzieningen, weersomstandigheden en sanitaire voorzieningen.
